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給英國學校發Email注意事項 

來源：英國偉來留學 Way Line UK

2016/3/2  發表於3604天前  留學新聞  633 

給學校發email的主題(subject)應該盡量簡短，但最好不要空著不填。沒有subject的email雖然不至于被忽略，但給人第一印象不是非常好，至少說明你沒有花足夠的心思在上面。如有緊急事情，建議使用urgenthelp之類的短語，簡潔但很顯眼。

在稱呼上，首先要確定學校網站上的聯系信息上有沒有聯系人的名字。如果有，強烈建議直接以該聯系人姓名，比如Dear Mr.Barbrook代替泛泛的Dear Sir or Madam.當然，如果學校沒有提供，則最好使用以上提到過的Dear Sir or Madam，或To Whom It May Concern.這裏還有一個小技巧，一般大學工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數和本人的姓氏有關，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當看到一個email是某個人的名字命名的郵箱地址，那八成是這個人的工作信箱。

接下來是正文部分，還是一定要本著簡練的目的。因爲admission辦公室的人一天都要看很多這樣的來信，過于冗長繁瑣讓人本能反應就不舒服。而條理清晰、簡潔明了的信會不知不覺讓對方在回答的過程中慢慢的透露出越來越多的信息。

重點是邏輯清晰條理清楚。這點不是很容易就做到。因爲一般我們有“情況”才需要聯系學校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說清楚。但越這麽想越容易把事情越說越糊塗。

在寫email前，應該把事情在腦子裏理一遍，最好跳出來在旁觀者的角度上看問題。前因後果都要想清楚。爲什麽會出現問題?它是什麽原因造成的?一定要交代一下背景，如果一上來就是問題會讓人摸不著頭腦。但也不要走另外一個極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情後，什麽問題都沒問就結尾了。這樣學校的負責人會不知所措，給出的建議的質量也要大打折扣。所以千萬記得，把事情陳述清楚以後，把問題清晰的羅列下來，這樣方便別人一一作答，email的目的才能達到。

在羅列問題時候，最好也不要一股腦兒什麽都搬上去，一下子十幾條問題會嚇倒對方的。最好的策略是，先從最緊要的問題開始，一封email最好不要超過3個問題。問題的歸納要注意條理，不要重複，記得要具體一點，不要太過泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。

一般英國的大學在回複email方面還是反應很快的，而且有調查標明新興的大學在這方面尤其突出。在收到回複以後，不管有沒有用最好都回信表示感謝。

另外，如果之前沒有說清楚的可以繼續深入探討。最好直接點“回複”鍵回複，這樣原文會在下面引用，可以讓對方知道你已經收到回複，更重要的是，由于學校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回憶”一下你的case.當然，如果第一次回複就達到目的，也不要就這樣不理不問了，時刻記住我們“禮儀之邦”的傳統美德，回複別人以表感謝是很必須的。

記住在結尾部分另起幾行寫with my best regards，如果遇到逢年過節或者周末的，不要忘記加上幾句Happy New Year或Have a good weekend，這樣會讓人覺得心情愉快。
 

 

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